Tự động chia file tổng thành nhiều files báo cáo và gửi email

Bạn có bảng lương của tất cả nhân viên công ty, muốn chia thành các file nhỏ tương ứng là lương của từng nhân viên và tự động gửi file này đến nhân viên đó. Hay nếu bạn có một file dữ liệu tổng hợp của nhiều đơn vị, bạn muốn tự động chia file này thành các báo cáo cho từng đơn vị và tự động gửi email đính kèm báo cáo đến các đơn vị đó, thì bạn hãy đọc bài viết.

Ví dụ: Bạn làm việc ở một công ty có nhiều chi nhánh  (1000 chi nhánh), bạn ở Hội sở, bạn có dữ liệu tổng hợp về kết quả hoạt động của tất cả các chi nhánh, nhiệm vụ của bạn là phải chia dữ liệu tổng hợp đó thành 1000 báo cáo tương ứng với 1000 chi nhánh, và gửi 1000 báo cáo này cho các chi nhánh.

Bạn có thể thực hiện công việc này bằng thao tác bình thường trên Excel? Tất nhiên bạn có thể làm như thế, nhưng nó sẽ tốn của bạn rất nhiều thời gian,. Với hàng chục nghìn thao tác lặp đi lặp lại, khả năng xảy ra sai sót là rất rất cao.

Giải pháp cho bạn là dùng Model tự động tách file và tự động gửi email như file đính kèm trong bài viết. Và bạn chỉ cần setup thông tin một lần với các thao tác đơn giản:

(1). Input đầy đủ danh sách email của các đơn vị cần nhận báo cáo trong sheet Email_List

auto_split_email_list

(2).  Copy và paste bảng dữ liệu tổng hợp cần chia vào sheet “Raw”:

auto_split_data

Để không phải chỉnh sửa lại setup nhiều, bạn paste dữ liệu với header của bạn từ ô B4 nhé.

(3). Set up các thông tin để vận hành hệ thống (thường chỉ 1 lần đầu tiên):

auto_split_model

Các tham số cần setup :

  • To, CC (cell C2,C3): Thông tin Tự động, được link từ Email_List , không cần thay đổi
  • Email Subject (C4): Subject của email, bạn thay đổi cho phù hợp
  • Email Content (C5): Nội dung của email, bạn thay đổi cho phù hợp
  • Attached File (C6): Tên file đính kèm, thay đổi nếu bạn muốn
  • Path file (C7): Đường dẫn để đặt file sau khi được chia, chú ý có ở cuối
  • Row filter(F2): Dòng dữ liệu để đặt filter
  • Column filter (F3): Cột để đưa vào điều kiện lọc cho đơn vị
  • Rank filter (F4): Vùng để copy dữ liệu cho từng đơn vị
  • Unit (J2): Tự động, macro sẽ chạy tất cả các đơn vị ở sheet Email_list

Bạn hãy chú ý đảm bảo đường dẫn đặt file tồn tại trong máy tính của bạn và bạn  test thử danh sách một vài đơn vị trước. Việc sử dụng model này có thể tiết kiệm cả ngày làm việc cho bạn đó.

Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ, thì đừng ngại liên lạc với chúng tôi nhé.
Download: Auto_Filter_Send_Email

Chia sẻ bài này với bạn bè

2 Trả lời to "Tự động chia file tổng thành nhiều files báo cáo và gửi email"

Bình luận